چگونه ایمیل کاری بنویسیم؟ 5 ترفند موثر آموزش نگارش ایمیل کاری حرفه‌ای | مجله کوروش
خانه » رشد و توسعه فردی » چگونه ایمیل کاری بنویسیم؟ ۵ ترفند موثر آموزش نگارش ایمیل کاری حرفه‌ای

چگونه ایمیل کاری بنویسیم؟ ۵ ترفند موثر آموزش نگارش ایمیل کاری حرفه‌ای

  • منتشر شده در ۲۲-۰۳-۹۸
  • 75 بازدید
  • بدون دیدگاه

  • مدت زمان تقریبی مطالعه : 6 دقیقه
چگونه ایمیل کاری بنویسیم؟ 5 ترفند موثر آموزش نگارش ایمیل کاری حرفه‌ای

 

آموزش نگارش ایمیل کاری حرفه‌ای به نظر شاید مسئله چندان مهمی نباشد اما موضوع اینجاست که نوشتن یک ایمیل حرفه‌ای که باز شود، خوانده شود و تاثیرگذار باشد نیاز به مهارت در نوشتن ایمیل کاری دارد. ایمیل می‌تواند یک ابزار ارتباطی بسیار موثر باشد اما متاسفانه همه به صورت صحیح از آن استفاده نمی‌کنند و به عبارت درست‌تر دانش صحیح استفاده از آن را ندارند. این در حالی است که بسیاری افراد تصور می‌کنند توانایی نوشتن یک ایمیل حرفه‌ای و موثر را دارند اما حقیقت چیز دیگری است. اگر برای پیشبرد اهداف کاری خود با ایمیل سر و کار دارید ۵ ترفند موثر آموزش نگارش ایمیل کاری به صورت حرفه‌ای و رسمی را در مجله کوروش بخوانید.

 

۱- اعتبار خودتان را حفظ کنید

 

آموزش نگارش ایمیل حرفه‌ای کاری؛ اعتبار خودتان را حفظ کنید

 

بهتر است در ایمیل خودتان را یک فرد حرفه‌ای و معتبر معرفی کنید. برای این منظور باید نکات زیر را رعایت کنید:

*لحن مودبانه داشته باشید لطفا و تشکر می‌کنم را در موارد لزوم حتما به کار ببرید.

*لحن حرفه‌ای خودتان را حفظ کنید. از لغات عامیانه، علامت تعجب و ایموجی و اسمایلی استفاد نکنید. محترمانه سلام و احوالپرسی کنید اما زیاده‌روی نکنید و داستان سرایی نکنید.

*امضای ایمیل شما باید ساده و کوتاه باشد: از فونت خط شکسته و تصویر و ایموجی در امضای خود استفاده نکنید.

 

۲- ایمیل را با دقت بنویسید

 

چگونه یک ایمیل با دقت و اصولی بنویسیم؟

 

در آموزش نگارش ایمیل حرفه‌ای و کاری باید مقدار اطلاعاتی که می‌دهید به قدر کافی باشد تا مخاطب تمایل پیدا کند ایمیل شما را بخواند، به راحتی آن را بخواند و متوجه منظور شما شود. به همین منظور:

*پیام اصلی و کلیدی خود را بنویسید و به گونه‌ای عمل کنید که نخستین چیزی که به چشم مخاطب می‌خورد همان باشد.

*سایر اطلاعات را به ترتیب اهمیت از مهم‌ترین تا کم اهمیت‌ترین طبقه‌بندی کنید و بنویسید.

*مسائلی را که در ایمیل مطرح می‌کنید محدود کنید تا شانس پاسخگویی از سوی مخاطب را بالا ببرید.

حتما بخوانید  7 روش برای این‌که در زندگی شخصی و شغلی از تغییر نترسید

*خلاصه بنویسید و در پایان هر جمله نقطه بگذارید: سعی کنید ایمیل شما ۱۵۰ کلمه یا حتی کمتر باشد.

*از واژه‌های کوتاه و اصطلاحات روزمره و آشنا به جای اصطلاحات دشوار استفاده کنید.

*از کلمات اختصاری و اصطلاحاتی که احتمال دارد مخاطب شما متوجه آن نشود خودداری کنید.

*جملات خود را کوتاه بنویسید.

 

۳- به خواننده کمک کنید به صورت اجمالی ایمیل شما را بخواند

 

چگونه یک ایمیل کاری حرفه‌ای بنویسیم؟ آموزش نگارش ایمیل حرفه‌ای

 

ما معمولا عادت نداریم ایمیل را به صورت کلمه به کلمه بخوانیم. در واقع اغلب ما عادت داریم متن ایمیل را به صورت اجمالی و در یک نظر مطالعه کنیم. به همین دلیل بهتر است از کلمات کلیدی که می‌خواهید دیده و خوانده شوند در ایمیل خود استفاده کنید و حاشیه نروید.

*از کلمات کلیدی بیشتر در قسمت بالایی ایمیل استفاده کنید.

*برای یک ایمیل طولانی با جزییات بهتر است سرفصل تعیین کنید.

*ایمیل طولانی را که احتمال می‌دهید خوانده نشود تکه تکه و آسان بنویسید. از پاراگراف‌های کوتاه و به صورت لیست شده که با اعداد و نشانه‌ها مشخص شده‌اند استفاده کنید.

*از فونت خیلی درشت و به اصطلاح بولد استفاده نکنید. اگر می‌خواهید روی بعضی از کلمات تاکید کنید ممکن است کار را خراب کنید و بازخورد منفی دریافت کنید.

*از حروف بزرگ و رنگی استفاده نکنید. این کار مخاطب را دلسرد می‌کند و یک حس عدم اعتماد و دلزدگی به او می‌دهد.

 

۴- خط موضوعی خود را روشن و واضح بنویسید

 

چگونه یک ایمیل کاری حرفه‌ای بنویسیم که خوانده شود

 

خط موضوعی شما می‌تواند تعیین کننده این باشد که آیا مخاطب ایمیل شما را باز می‌کند یا نه. پس روی آن حساب کنید و آن را جدی بگیرید. در تصویر بالا subject یا خط موضوعی که بیشترین موفقیت را داشته‌اند و درصد احتمال باز شدن آن‌ها از سوی مخاطب را ملاحظه می‌کنید.

حتما بخوانید  15 نکته برای تبدیل شدن به یک تاجر موفق؛ راهنمای کامل تاجر شدن

*بهتر است بعد از نوشتن ایمیل خط موضوعی خود را در قسمت subject بنویسید تا دقیقا بدانید مهم‌ترین قسمت ایمیل شما کدام است و می‌خواهید دیده شود و همان را بنویسید.

*از افعال عملی استفاده کنید تا خواننده بداند دقیقا چه کاری را باید انجام دهد.

*متن ایمیل خود را دقیق و توصیفی بنویسید تا خواننده دقیقا متوجه شود که پیام شما چیست و می‌خواهید به او چه بگویید.

*نیازهای خواننده ایمیل را در نظر بگیرید. از خودتان بپرسید که با توجه به موضوع ایمیل، خواننده ایمیل به خواندن کدام بخش از ایمیل شما بیشتر اهمیت می‌دهد.

*خط موضوعی شما در همان قسمت subject باید زیر ۵۰ کاراکتر و حداکثر ۶ تا ۸ کلمه باشد. به این ترتیب تمام خط موضوعی شما در قسمت inbox حتی قبل از باز کردن ایمیل نمایش داده خواهد شد.

*یادتان باشد برخی گوشی‌های هوشمند فقط ۳۳ الی ۴۴ کاراکتر را در قسمت subject نمایش می‌دهند.

 

۵- مرور و اصلاح نهایی را فراموش نکنید

 

زمانی که یک ایمیل کاری و حرفه‌ای را می‌نویسید باید این احتمال را بدهید که هر کسی ممکن است ایمیل شما را بخواند. پس در نحوه نگاری و اصلاح اشتباهات دقت کنید.

*حتما ایمیل خود را از نظر اشتباهات املایی و نگارشی مرور و اشتباهات را اصلاح کنید.

*یک بار دیگر به عقب برگردید و متن ایمیل را بخوانید تا خطاها و اشتباهات احتمالی را رفع کنید.

*مطمئن شوید که پیام کلیدی شما در ایمیل کاملا روشن و واضح است و بدون اشتباه نگارشی و املایی و خطا درج شده است.

*بررسی کنید که تمام نام‌ها و عناوین درست باشد.

*فایل‌ها و لینک‌هایی را که قصد دارید به ایمیل بچسبانید (اتچ کنید) را بررسی کنید که چیزی کم و کسر نباشد یا فایل و لینکی اشتباهی attach نشده باشد.

 

به این نوشته امتیاز بدهید
[مجموع: 1 میانگین: 5]

این مطالب را نیز از دست ندهید

ویتامین b12 چیست؟

کمبود ویتامین B12 : چیست و چه علائمی دارد؟

یکی از ویتامین هایی که بیشتر با کمبود آن مواجه می شویم ویتامین B12 است ویتامین که برای ...
  • انتشار: ۰۵-۱۰-۹۷
10 ماده غذایی مفید که برای درمان و پاکسازی کبد چرب باید بخوریم

۱۰ ماده غذایی مفید که برای درمان و پاکسازی کبد چرب باید بخوریم

  «کبد» یکی از مهم‌ترین و حیاتی‌ترین ارگان بدن انسان است. در سال‌های اخیر و به خاطر عواملی مثل ...
  • انتشار: ۱۱-۰۶-۹۷

دیدگاه‌ها

1 × 5 =

همراه با افق کوروش

نمایندگی افق کوروش
جشنواره نانسی و مرسی در افق کوروش

در بلاگ افق کوروش

چرا مشاغل میان رده به من پیشنهاد نمی گردد؟

چرا مشاغل میان رده به من پیشنهاد نمی گردد؟

کسانی که در یک سازمان بعنوان یک کارمند شروع به کار می کنند معمولا پس از گذشت یک یا چند سال دوست دارند ارتقا پیدا کنند. در سازمانهای بزرگ، اغلب کارکنان به پروسه ارتقا به مشاغل میان رده آگاهی دارند و در حقیقت نقشه راه هر شغل از قبل ترسیم شده است. در سازمانهای کوچک ممکن است شیوه ارتقا به مشاغل میان رده کاملا واضح و مبرهن نباشد. به همین دلیل یک کارمند یا کارشناس نمی داند چه مسیری را باید طی کند.  
  • 759 بازدید
  • انتشار: ۲۰-۰۵-۹۷
10 دلیل که ثابت می‌کند شما در هر سنی به رشد شخصیت نیاز دارید

۱۰ دلیل که ثابت می‌کند شما در هر سنی به رشد شخصیت نیاز دارید

افکار شما، اخلاق و خلق و خویی که دارید و سایر خصوصیات شخصی شما در مجموع سبب شکل گیری و رشد شخصیت شما می‌شوند. این ویژگی‌ها که از بدو تولد در شما شروع به رشد می‌کنند و شکل می‌گیرند با بالا رفتن سن تقویت شده و تکمیل می‌شوند. علیرغم تصور عموم مبنی بر این‌که با بالا رفتن سن شخصیت فرد شکل گرفته و کمتر دستخوش تغییر می‌شود اما مسئله اینجاست که شخصیت افراد حتی در سنین جوانی و میانسالی و سنین بالاتر هم قابلیت تغییر و رشد دارد.  شما در هر سنی که باشید این توانایی و قابلیت را دارید ...
  • 613 بازدید
  • انتشار: ۲۴-۱۱-۹۷
8 دلیل منطقی برای این‌که عاشق دشمن‌تان باشید و خشم‌تان را کنترل کنید

۸ دلیل منطقی برای این‌که عاشق دشمن‌تان باشید و خشم‌تان را کنترل کنید

همه ما دشمنانی داریم. افرادی که شاید از درد و بدبختی ما خوشحال می‌شوند. گاهی اوقات توسعه این دشمنی به خاطر تفاوت‌های میان افراد یا برخی اتفاقاتی است که میان شما افتاده است. گاهی اوقات هم ظاهرا انگار هیچ دلیل مشخصی ندارد. با این‌همه بهترین کار این است که دشمنان‌تان را درک کنید. 8 دلیل محکم که چرا باید عاشق دشمن‌‌تان باشید و خشم خود را در برابر او کنترل کنید را از سایت lifehack در مجله کوروش بخوانید.
  • 818 بازدید
  • انتشار: ۰۱-۱۰-۹۷