حتما برای شما هم اتفاق افتاده که هر از گاهی برای انجام کارهایتان با کمبود وقت مواجه شوید. در دنیایی که مدام در حال سرعت گرفتن است، همه ما هر شبانهروز به یک اندازه وقت داریم؛ ۲۴ ساعت، هر ساعت ۶۰ دقیقه، هر دقیقه ۶۰ ثانیه و این زمان هرگز تغییر نخواهد کرد. بنابراین این شما هستید که تصمیم میگیرید چطور زمان خود را مدیریت کنید و بیشترین استفاده را از زمانتان ببرید. در ادامه روشهای کاربردی و راحت و تکنیک های مدیریت زمان و برنامه ریزی موفق برای رشد و توسعه فردی و چند قانون مدیریت زمان را در مجله کوروش بخوانید.
اگر نمیخواهید بخشی از آمار ۹۲ درصدی افرادی باشید که در رسیدن به اهداف بلند مدت خود موفق نیستند، پس باید به نحوه استفاده از تکنیکهای مدیریت زمان برای استفاده از وقت کم و ارزشمندی که در این دنیا دارید، توجه کنید. تکنیکهای مدیریت زمان (Time management) به طور قطع میتوانند بهرهوری شما را بالا ببرد و در کنار آن تا حد چشمگیری حس رضایت نسبت به خود را در وجودتان پرورش دهد. پس یک سیستم مدیریت زمان مناسب که با روحیات شما تناسب دارد، پیدا و کار را شروع کنید.
قانون و تکنیکهای مدیریت زمان و برنامهریزی
جدیت در تصمیم گیری
قبل از هر چیز باید میزان اهمیت هدفتان را برای خودتان مشخص کنید. یکی از اصول تعریف مدیریت زمان تعیین یک هدف واقعگرایانه است که باعث میشود تصویر واضحتری از شرایط حال حاضر و آینده خود داشته باشید. در این صورت میتوانید برنامهریزی دقیقتری انجام دهید و زمان خود را بهتر مدیریت کنید. هرچند اهمیت مدیریت زمان از هیچ کس پنهان نیست ولی اگر مدیریت زمان، بدون در نظر گرفتن عادتهای غلطی که در حال حاضر با آن دست و پنجه نرم میکنید، انجام شود، هیچ نتیجهای نخواهد داشت و برعکس احتمال دیر یا زود نیز استرس و اضطراب بهخاطر عقب ماندن از برنامه نیز گریبانتان را خواهد گرفت. پس به خاطر داشته باشید که تغییر هر چند کوچک، در ابتدای راه، کمی دشوار به نظر میرسد و همراه با مقاومت ذهنی همراه خواهد بود اما سعی کنید در ابتدای راه دلسرد نشوید و برای خودتان دامنه خطا در نظر بگیرید و زیادی سخت نگیرید.
در زندگی تعادل داشته باشید
کلیدیترین نکته در هنگام تصمیمگیری در نظر گرفتن تعادل است. اگر در زندگی خود تعادل ندارید، اضطراب و استرس رهایتان نخواهد کرد. به خاطر داشته باشید که حتی اگر بتوانید به طور موثری از پس مسئولیتهای خود برآیید ولی بدون وجود تعادل، در نهایت به نقطه شکست خود خواهید رسید. بنابراین مهم این است که نهتنها از سیستمی پیروی کنید که به شما در انجام کارها کمک میکند، بلکه این سیستم باید طوری برنامهریزی شود که در آن اوقات شخصی و خانوادگی را در اولویت قرار دهید. در آموزش مدیریت زمان تفریحاتی مانند گوش کردن به موسیقی، پیادهروی یا ورزش، انجام کارهای هنری دلخواه مثل نقاشی، خطاطی یا عکاسی و کارهایی از این قبیل میتواند به عنوان تنفس برای ذهن عمل کند و بهرهوری کارتان را بالا ببرد. به این کارها میتوانید به عنوان تشویقی نیز نگاه کنید.
بیشتر بخوانید:
۱۱ مهارت سازمانی که هر مدیریت کسب و کار باهوش و موفقی لازم است بداند
فعالیتهای خود را ارزیابی کنید؛ از ماتریکس اولویت آیزنهاور استفاده کنید
یک هفته وقت خود را حسابرسی کنید. هفت روز کامل را مستقیما صرف ارزیابی چگونگی گذران وقت کنید. ببینید در حال حاضر چه کار میکنید؟ لیست کارهایی را که در طول شبانهروز انجام میدهید، در یک دفترچه ثبت کنید. این قسمت را به بخشهای ۳۰ دقیقهای یا یک ساعته تقسیم کنید. آیا بیشتر وقتتان تلف شده بود؟ آیا خوب خرج کردید؟ ممکن است بد نباشد که از سیستم «ماتریس اولویت آیزونهاور» استفاده کنید.
در این روش کارها بسته به ضرورت و اهمیت به چهار گروه تقسیم میشوند: ۱-دسته A: مهم و فوری ۲- دسته B: مهم اما فوری نیست ۳- دسته C: فوری اما مهم نیست ۴- دسته D: غیرفوری و بیاهمیتتر از دیگر موارددر این مدل، بهتر است روی یک کاغذ، چهار مربع بزرگ بکشید و هر یک از مربعها را با رنگ و حرف مربوطه مشخص کنید. سپس کارها را وارد کنید و در دستههای مختلف جا هید. حالا بر اساس این دستهها کارهایتان را شروع کنید. اگر از این سیستم استفاده میکنید، هر ربع را با فعالیت موردنظرتان پر کنید.
قورباغهتان را اول صبح قورت دهید
یکی از اصول و تکنیک های آموزش مدیریت زمان و برنامهریزی این است که در پایان هفت روز هفته، ببینید بیشترین زمان را در کجا گذراندید؟ کدام ربعها؟ نتایج ممکن است، شوکهکننده باشد. هر صبح مهمترین کارهای روز را مرور کنید. از اهمیت ساعات ابتدایی روز غافل نباشید. مارک تواین (نویسنده آمریکایی) گفته است: «اگر کار شما قورباغه خوردن است، بهتر است این کار را اول صبح انجام دهید و اگر کار شما این است که دو قورباغه بخورید، بهتر است اول قورباغه بزرگتر را بخورید.» این یک قانون مدیریت زمان است و معنی حرفش این است که صبح بزرگترین وظایف خود را بر عهده بگیرید. در نظر گرفتن مهمترین وظایف باعث ایجاد بیشترین حرکت برای انجام کارها در روز شما خواهد شد. قانون ۸۰ به ۲۰ را از قلم نیندازید.
بیشتر بخوانید:
۲۰ ایده مشاوره برای موفقیت در شروع مدیریت کسب و کار جدید
از قانون مدیریت زمان ۲۰-۸۰ استفاده کنید
یکی دیگر از نکات مهم در مدیریت زمان و برنامهریزی استفاده از قانون ۸۰-۲۰ است که به آن اصطلاحا «اصل پارتو» نیز میگویند. این قانون بیان میکند که ۸۰ درصد تلاشها از ۲۰ درصد نتایج حاصل میشود. در فروش، این بدان معنی است که ۸۰ درصد فروش از ۲۰ درصد مشتریان حاصل میشود. کار راحتی است؛ ۲۰ درصد تلاشهایی را که ۸۰ درصد از نتایج را بهدست میدهند، شناسایی کرده و آنها را مقیاسبندی کنید. میتوانید این کار را با ردیابی و تجزیه و تحلیل دقیق انجام دهید.
۷ روش موثر در برنامهریزی و مدیریت زمان برای مادران شاغل و خانهدار
مدت زمان حضور در شبکههای اجتماعی و فضای مجازی را محدود کنید
حواستان به عادتهای بدتان باشدهمانطور که قبلا گفته شد، ترک عادتهای بد مثل سکوی پرش عمل میکند. تصور کنید که اگر بهجای وقتگذرانی در فضای مجازی و مشغول شدن به گیم، روی کارهای ضروریتان وقت بگذارید، زندگیتان تا چه حد متحول میشود؟ درست است که کار چندان راحتی به نظر نمیرسد اما اگر به این فکر کنید که با ترک هر عادت منفی و جایگزینی آن با یک عادت مثبت، چقدر به خواستهها و آرزوهایتان نزدیک میشوید، حتما دست به کار خواهید شد. هنگام کار مرتب استراحت کنیدیک مطالعه نشان میدهد که شما باید ۵۲ دقیقه کار کنید و ۱۷ دقیقه وقفه داشته باشید. اگر یک کارآفرین هستید که برای خود کار میکنید، این بسیار مهم است.
در وقت استراحت چه کنیم؟
چگونه زمان را مدیریت کنیم؟ اصول تکنیکهای مدیریت زمان و برنامهریزی به ما میگوید که کارهای موردعلاقه خود را در وقت استراحت انجام دهید و با این راه حالات روحی، عاطفی و جسمی خود را در اوج نگه دارید. از یک راهنما کمک بگیرید. یافتن مربی بسیار مهم است. وقتی از نعمت راهنمای خوب بینصیب باشید، احتمالا حواسپرتی و منصرف شدن از ادامه مسیر، بخش جداییناپذیر زندگیتان میشود. اما اگر میتوانید به شخصی اعتماد کنید که به شما در رسیدن به اهدافتان کمک کند، حتما با او مشورت کنید چون در این صورت ادامه مسیر راحتتر خواهد بود.
به همریختگی یعنی از دست رفتن تمرکز
درنهایت به یاد داشته باشید که مطالعات مشخص کرده است که بههم ریختگی در محیط زندگی باعث از دست رفتن تمرکز میشود و درنتیجه وقتی تمرکز خود را از دست میدهیم، زمان را از دست خواهیم داد. اگر میخواهید از این کار جلوگیری کنید، اهمیت و اصول مدیریت زمان را درک کنید، بینظمی را متوقف کنید و امور را سازمان دهید. همه کارها را یکباره انجام ندهید. یک جدول مدیریت زمان داشته باشید و از کم شروع کنید. امروز یک کشو. فردا یک قفسه شاید روز بعد یک کمد. فقط یک بار در روز. شما با اعتقاد به خودتان شروع کنید تا سرانجام ببینید که به یک جنگجوی سازماندهنده تبدیل میشوید.
منبع : اینترپرینر
