«مدیریت موفق پروژه» از جمله مسئولیت‌های حساس و ظریف و پراسترسی است که نیاز به تجربه فراوان دارد. بسته به این‌که اهداف مدیریت پروژه چیست، معمولا در زمینه مدیریت کردن پروژهها اما و اگرهایی وجود دارد. با این‌همه در صورت به کار بردن برخی ترفندها و نکات حرفه‌ای که پیش از این از سوی مدیران مشهور برای انجام پروژه‌های مختلف به کار برده شده و با موفقیت روبرو شده‌اند، می‌توان وظیفه مدیریت کردن پروژه را به خوبی و درستی انجام داد. ۱ نوامبر روز جهانی مدیریت کردن پروژه است. ۱۰ ترفند قدم به قدم و راهکار موثر برای کسب پیروزی در اصول مدیریت کردن موفق پروژه را از سایت تخصصی Stream Time در مجله کوروش بخوانید.
چطور در مدیریت پروژه موفق شویم؟
یکی از اصول مدیریت موفق پروژه به معنای ایجاد یک محیط مناسب، استفاده از منابع درست و معقول و داشتن یک نگرش صحیح است. شما اگر بخواهید می‌توانید با به کار بردن این عناصر برای موفقیت یک پروژه به درستی و به صورت موثر برنامه‌ریزی کنید.
۱- اصول مدیریت موفق پروژه؛ ذهنیات خود را با همکاران‌تان در میان بگذارید
به عنوان یک مدیر پروژه در مورد همه آن‌چه در ذهن دارید و از پروژه انتظار دارید صحبت کنید. اگر صحبت نکنید و بحث را باز و به اصطلاح پیاده نکنید برای نگه داشتن پروژه در مسیر خود با دشواری مواجه خواهید شد.
در تمام مدت طی کردن مسیر پروژه، چشم افراد به قدم‌های شماست، این بدان معناست که شما می‌بایست رهبری، ارتباطات و مهارت‌های سازمانی عالی و حرفه‌ای را از ابتدا تا انتهای کار در دستور کار خود قرار دهید. در طول مسیر احتمال دارد نیاز به مهارت بیشتر در بخشی از پروژه یا اعمال برخی محدودیت‌ها احساس شود اما باید بدانید تمام این اتفاقات بخشی از روند پروژه هستند و در نهایت سبب موفقیت پروژه به بهترین نحو خواهند شد.
۲- عدم برنامه‌ریزی به معنای برنامه‌ریزی برای شکست است
مدیریت موفق پروژه در وهله نخست نیاز به برنامه‌ریزی دقیق دارد. در حقیقت وقتی که بحث مدیریت موفق پروژه پیش می‌آید، برنامه‌ریزی یکی از مهم‌ترین جنبه‌های کار شماست. اما یک برنامه‌ریزی عالی و حساب شده نیاز به سازماندهی و نظم زیاد، توجه به ریزترین جزییات و درگیر شدن تنگاتنگ تمام اعضای تیم پروژه با تمام این موارد دارد.
۳- مدیریت موفق پروژه؛ انعطاف‌پذیر باشید
حقیقت این است که روش‌های قدیمی مدیریت کردن پروژهها (حتی روش‌های مرسوم در ۱۰ یا ۱۵ سال گذشته) در زمان حال و با توجه به شکل و شمایل جدید محیط‌های تجاری و بازرگانی چندان کارساز و جوابگو نیستند. به عبارت دیگر باید روش‌های قدیمی برای دستیابی به مدیریت موفق پروژه را کنار بگذارید و توانایی پاسخگویی به تغییرات سریع را داشته باشید. به عبارت بهتر برای مدیریت موفق پروژه باید انعطاف‌پذیر باشید.
۴- وقت خود را تنظیم کنید
هر پروژه‌ای با منابع مشخص و موارد تعیین شده‌ای مثل آخرین مهلت زمان تحویل، بودجه‌ها و منابع تعریف و وارد مراحل اجرایی می‌شود. یک مدیر پروژه باتجربه از تمام این موارد آگاه است و تلاش می‌کند با تمام محدودیت‌هایی که وجود دارد پروژه را به بهترین نحو ممکن پیش ببرد. از آن‌جایی که شما باید به سرعت و در زمان معینی کارها را پیش ببرید می‌بایست زمان خود را برای شرکت در جلسات منظم، جلسات مولد و سایر پیگیری‌های بعدی تنظیم کنید.
۵- شیوه مدیریت حداقلی را در پیش بگیرید
بزرگ‌ترین مدیران پروژه در وهله نخست «رهبر» هستند و با چاپلوسی و فریب‌کاری میانه‌ای ندارند. این افراد متوجه محدودیت‌ها هستند و به توانایی افراد تیم اعتقاد راسخ دارند. این مدیران موفق تلاش می‌کنند با مدیریت ریزترین مسائل و جزییات کار را پیش ببرند. نگه داشتن مدیریت در سطح مدیریت حداقلی به پروژه اجازه نفس کشیدن می‌دهد و شما را از این مسئله مطمئن می‌سازد که در مدت زمان تعیین شده برای تحویل کارها را تمام و کمال به پایان خواهید رساند. گردهم آوردن یک تیم کاری حرفه‌ای و استفاده حداکثری از مهارت‌های آن‌ها به شما این امکان را می‌دهد که هم بهتر کار کنید و هم از پس وظایف محوله بربیایید.
۶- برای بازخورد کار خلاقیت به خرج دهید
شکست خوردن در یک پروژه لزوما اتفاق بدی نیست. اما یادگیری از اشتباهات و خطاها برای ایجاد تغییرات درست و اصولی اهمیت فراوانی دارد. به همین دلیل بازخورد کار بسیار مهم است. همه افراد مشارکت کننده در پروژه را تشویق کنید تا نظرات و نگرش های خود را به روشنی و صادقانه بیان کنند. این امر به شما کمک می کند که با اشتباهات از نزدیک روبرو شوید و با درست گرفتن از آن‌ها مطمئن شوید که در پروژه بعدی موفق خواهید شد.
۷- به هر نحوی در جریان اتفاقات پروژه قرار بگیرید
احتمالا با وجود مسئولیت‌هایی که بر دوش یک مدیر پروژه است فرصت زیادی برای حضور فیزیکی در تمام مراحل و کنترل کردن تمام جوانب کار ندارد. اما این به آن معنا نیست که در صورت بروز مشکل یا داشتن سوال و راهنمایی خواستن از سوی سایر اعضای درگیر در پروژه در دسترس و قادر به پاسخگویی نباشد. «ارتباط» میان شما به عنوان مدیر و سایر اعضای پروژه حلقه اصلی در مدیریت موفق پروژه است. برای انجام هر چه بهتر پروژه لازم است در صورت عدم حضور فیزیکی در برخی مواقع به صورت تلفنی، چت کردن، ارتباط تصویری و رد و بدل کردن ایمیل برای پیشبرد هر چه بهتر پروژه تلاش کنید.
۸- از خط تولید یک کارخانه الهام بگیرید
نتیجه نهایی در خط تولید چه زمانی اتفاق می‌افتد؟ زمانی که به صورت همزمان در تمام قسمت‌ها به صورت همزمان و هماهنگ گام بردارید. شکست خوردن یک پروژه زمانی اتفاق می‌افتد که در مدیریت بخش‌هایی که کمتر سخت و بیشتر قابل دسترسی به نظر می‌رسند شکست بخورید.
۹- به پروژه به صورت یک سه ضلعی نگاه کنید
در چشم‌انداز پروژه‌های امروزی، هر پروژه یک سه ضلعی تصور می‌شود که سه عنصر مهم و اساسی دارد. این نظریه به نام نظریه «مثلث سه‌گانه» یا «مثلث آهنین» در مدیریت پروژه شناخته می‌شود. سه ضلع مثلث آهنین عبارتند از:
*اسکوپ یا حدود، زمان‌بندی، بودجه
*اسکوپ یا حدود، زمان‌بندی، هزینه
*سود، محصول، قیمت ارزان
به عنوان یک مدیر پروژه وظیفه شما این است که میان این سه ضلع توازن و تعادل ایجاد کنید اما باید مطمئن باشید که از آن‌ها برای انجام موفقیت‌آمیز پروژه به نحو احسن استفاده کنید.
مطالعه این مطالب هم احتمالا برای‌تان جالب است:
۱۰- از تمام پتانسیل‌ها و ابزارها استفاده کنید
اصول مدیریت موفق پروژه چقدر به منابع خود به صورت آگاهانه و عاقلانه متکی است؟ قطعا به مقدار بسیار زیادی. این منابع شامل دو گروه منابع انسانی و نرم‌افزار است. در وهله نخست این مسئله بسیار مهم است که به نرم‌افزار درست مجهز باشید. در هر صورت، یک سیستم خوب باید به شما در برنامه‌ریزی شغلی، کنترل بودجه، مدیریت منابع دیگر، پیشرفت مسیر و تغییرات لازم در اسرع وقت کمک کند. فقط به خاطر داشته باشید که تمام ابزارها و منابع دارای شکاف و هم‌پوشانی هستند، اما این هم بستگی به روشی دارد که شما به کار می‌برید.
ثانیا بزرگ‌ترین منبع شما منابع انسانی درگیر در پروژه، فریلنسرها و افرادی هستند که برای شما دورکاری می‌کنند و این بسیار مهم است که در مورد این افراد چه تدابیری بیندیشید. شما باید این بخش از پتانسیل خود را به حداکثر برسانید و از این افراد به عنوان اعضای بسیار موثر استراتژی مدیریت پروژه خود به منظور مدیریت موفق پروژه استفاده کنید.
